Excel'den Varyantlı Ürün Yükleme: Beden, Renk ve Stok Tek Dosyada

UlakChat'e varyantlı ürünleri tek tek girmek zorunda değilsiniz. Ürünlerim sayfasındaki Dosyadan Yükle düğmesiyle bir Excel ya da CSV dosyası yüklersiniz. Aynı ürünün beden ve renk seçenekleri ayrı satırlara yazılır, sistem bunları ortak bir grup numarasıyla tek ürün altında toplar.

Bu rehberde dosyayı nasıl hazırlayacağınızı, varyantları nasıl gruplayacağınızı ve yükleme ekranındaki adımları sırayla anlatıyoruz.

Neden ürünleri dosyayla yüklemelisiniz?

Otomatik cevapların doğru olması kataloğunuza bağlıdır. Müşteri "M beden var mı?" diye sorduğunda sistemin cevabı ürün kaydındaki varyant ve stok bilgisinden gelir. Ürün girilmemişse ya da varyantları eksikse otomasyon tahmin yürütmez, cevap veremez.

Elli ürününüz ve her ürünün altı yedi farklı beden ve renk kombinasyonu varsa elle giriş saatler sürer. Çoğu butiğin elinde zaten bir stok tablosu vardır. Onu şablona taşıyıp tek seferde yüklemek en kısa yoldur.

Şablonu indirin

Ürünlerim sayfasında Dosyadan Yükle'ye tıklayın. İlk adım olan Dosya Yükle ekranında iki şablon göreceksiniz: Excel Şablonu İndir ve CSV Şablonu İndir. Excel şablonunu öneririz, çünkü içinde üç sayfa vardır:

• Kullanım Kılavuzu: Kısa kurallar.
• Alan Listesi: Her kolonun ne anlama geldiği, zorunlu olup olmadığı ve bir örnek değer.
• Ürünler: Dolduracağınız sayfa.

Ürünler sayfasındaki kolon başlıklarını değiştirmeyin. Yükleme ekranı kolonları başlığa bakarak otomatik eşler. Başlığı değiştirirseniz eşlemeyi elle yapmanız gerekir.

Şablonda Ürün Durumu, Yayın Durumu, Para Birimi ve Varyant mı? gibi kolonlarda hücreye tıklayınca açılır liste çıkar. Bu hücrelere serbest metin yazmayın, listeden seçin.

Varyantları gruplama mantığı

Varyantlı yüklemede bilmeniz gereken tek kural şu: her varyant ayrı bir satırdır ve aynı ürünün tüm varyantları aynı Ürün Grup Numarası'nı taşır.

Örneğin bir tişörtün kırmızı M, kırmızı L ve siyah M seçenekleri varsa dosyanız şöyle görünür:

Ürün Grup Numarası	Ürün Adı	Varyant mı?	1. Seçenek - Ad	1. Seçenek - Değer	2. Seçenek - Ad	2. Seçenek - Değer	Varyant Kodu (SKU)	Liste Fiyatı	Stok Adedi
TSH-100	Pamuklu Tişört	Evet	Renk	Kırmızı	Beden	M	TSH-100-KRM-M	299,90	12
TSH-100	Pamuklu Tişört	Evet	Renk	Kırmızı	Beden	L	TSH-100-KRM-L	299,90	8
TSH-100	Pamuklu Tişört	Evet	Renk	Siyah	Beden	M	TSH-100-SYH-M	299,90	0

Bu üç satır panelde tek bir "Pamuklu Tişört" ürünü olur, altında üç varyant bulunur. Birkaç ayrıntı:

• Seçenek kolonları. Bir ürüne en fazla üç varyant ekseni verebilirsiniz: 1. Seçenek, 2. Seçenek ve 3. Seçenek. Her eksenin bir adı (Renk, Beden, Materyal) ve o satırdaki değeri (Kırmızı, M, Pamuk) vardır.
• Fiyat ve stok satır bazındadır. Her varyantın kendi Liste Fiyatı, İndirimli Fiyat ve Stok Adedi değeri olabilir. Siyah M tükendiyse stoğuna 0 yazın.
• SKU ve barkod benzersiz olmalı. Varyant Kodu (SKU) ve Barkod her satırda farklı olmalıdır.
• Ürün bilgisi ilk dolu satırdan alınır. Ad, açıklama, marka, kategori gibi ürün düzeyindeki alanlar grubun ilk dolu satırından okunur. Sonraki bir satırda farklı bir değer yazarsanız içe aktarma durmaz, ilk değer kullanılır ve sonuçta uyarı görürsünüz. Bu bilgileri her satıra kopyalamanıza gerek yok ama farklı yazmayın.
• Kopyala-yapıştır en hızlısı. Yeni varyant eklerken mevcut bir satırı kopyalayın, sonra SKU, barkod ve seçenek değerlerini değiştirin.

Bu seçenekler DM'de müşteriye düğme olarak gider:

Müşteri Pamuklu Tişört'ü seçti.

Hangi Renk?

KırmızıSiyah

Kırmızı

Hangi Beden?

ML

L

Renk: Kırmızı, Beden: L seçeneğinin durumu: Stokta. Fiyatı 299,90 ₺.

Bir ürünün varyant sayısının bir üst sınırı vardır. Bu sınırı aşan satırlar alınmaz ve sonuçta hangi üründe kaç satırın dışarıda kaldığı yazılır.

Varyantsız ürünler

Tek bedenli bir çanta ya da aksesuar için Varyant mı? kolonuna Hayır yazın ve seçenek kolonlarını boş bırakın. Ürün Grup Numarası boş bırakılan satır da tek başına bir ürün sayılır.

Görseller

Görselleri hücreye yapıştıramazsınız. Görselin internet adresini (http ya da https ile başlayan) yazarsınız. İki kolon var:

• Ürün Görselleri: Tüm varyantlarda ortak görseller. Birden fazlaysa virgülle ayırın.
• Varyant Görseli: Yalnız o satırdaki varyanta ait ana görsel. Kırmızı tişörtün fotoğrafını kırmızı satırlara, siyahınkini siyah satırlara yazarsınız.

Bir varyantın ek görselleri için Varyant Ek Görselleri kolonu da vardır. Görseller içe aktarma sırasında indirilip depolama alanınıza kaydedilir. Depolama alanınız dolarsa kalan görseller indirilmez, sonuç ekranında Depolama Limiti satırında kaç görselin dışarıda kaldığını görürsünüz.

Yükleme ekranı adım adım

Dosyanız hazırsa yükleme şu adımlarla ilerler:

1. Dosya Yükle. Dosyayı sürükleyip bırakın ya da tıklayıp seçin. CSV, XLS ve XLSX kabul edilir, dosya 20 MB'tan büyük olamaz. Bu ekranda kalan ürün hakkınız da yazar.
2. Başlık Satırını Seç. Sistem dosyanın ilk 10 satırını gösterir ve hangisinin başlık olduğunu tahmin eder. Şablonu kullandıysanız öneri doğru olur, Devam Et deyin.
3. Kolon Eşleştirme. Her dosya kolonu bir ürün alanına bağlanır. Şablon başlıkları otomatik eşlenir; kendi tablonuzu yüklediyseniz kolonları burada elle seçersiniz. Alanlar Kimlik, Temel Bilgi, Varyant Seçenekleri, Fiyat & Stok, Görsel, Kargo & Ölçü ve Politika & Diğer başlıkları altında toplanmıştır. Zorunlu tek alan Ürün Adı'dır.
4. Değer Eşleme. Dosyanızdaki durum ya da para birimi değerleri sistemin tanıdığı değerlerden farklıysa (örneğin "satışta" yazdıysanız) bunları burada Aktif, Pasif gibi değerlere bağlarsınız. Gerek yoksa bu adım çıkmaz.
5. Sonuçları İncele ve Onayla. Kaç ürün ve kaç varyant ekleneceğini, hangi satırların hatalı olduğunu burada görürsünüz.
6. İçe Aktarmayı Başlat. İşlem arka planda yürür. Sayfayı kapatabilirsiniz, bitince bildirim gelir.

Kendi stok tablonuzu şablona çevirmeden de yükleyebilirsiniz. Materyal, menşei gibi şablonda karşılığı olmayan kolonları Ürün Özelliği (serbest) alanına bağlayıp özellik adını kendiniz yazarsınız.

Mevcut ürünler ve çakışmalar

Dosyadaki bir ürünün kodu panelde zaten varsa önizleme adımında o satır Çakışıyor olarak işaretlenir. Gruplu satırlarda kod olarak Ürün Grup Numarası kullanılır. Her çakışma için iki seçeneğiniz var:

• Atla: Paneldeki ürün olduğu gibi kalır.
• Yaz: Paneldeki ürün dosyadaki bilgiyle güncellenir.

Çok sayıda çakışma varsa Tüm Çakışmalara Toplu Karar bölümünden Hepsini Atla ya da Hepsinin Üzerine Yaz seçebilirsiniz. Karar ürün bazında verilir: bir ürünün varyantlarından birini atlayıp diğerini yazamazsınız, karar tüm varyantlarına uygulanır.

Sık yapılan hatalar

• Grup numarasını varyantlarda farklı yazmak. "TSH-100" ile "TSH100" iki ayrı ürün olur. Aynı ürünün tüm satırlarında birebir aynı değeri kullanın.
• Aynı SKU'yu iki satıra yazmak. Kopyalanan satırda SKU'yu değiştirmeyi unutmak en sık hatadır.
• Görsel yerine dosya adı yazmak. "kirmizi.jpg" çalışmaz, tam internet adresi gerekir.
• Ürün kotasını aşmak. Dosyada kalan hakkınızdan fazla ürün varsa ilk satırlar işlenir, fazlası Kota Nedeniyle Atlandı olarak raporlanır. Önizleme bunu baştan söyler.
• Hatalı satırları kaybetmek. Sonuç ekranında başarısız satırlar ve hata nedenleri listelenir. Düzeltip yalnız o satırlarla yeni bir yükleme yapabilirsiniz.

Yükledikten sonra

Ürünleriniz panele geldikten sonra iki iş kalır. Önce Instagram gönderilerinizi Post Eşleme sekmesinden ilgili ürünlere bağlayın, böylece yorum yapan müşteriye doğru ürünün bilgisi gider. Sonra mesaj otomasyonunuza ürün adımlarını ekleyin. Müşteri bir ürünün adını yazdığında ürünü bulan, beden ve rengi soran adımlar bu katalogdan beslenir.

Otomasyonun genel kurulumu için Instagram DM otomasyonu sayfamıza, akışı yapay zekaya kurdurmak için AI Akış Oluşturucu rehberine bakabilirsiniz.